Publiczność widzi gotową scenę, światła, nagłośnienie, ochronę przy wejściu i pierwsze osoby ustawiające się w kolejce.
Wszystko wygląda tak, jakby impreza po prostu „była gotowa”.
Tymczasem zanim pierwsza osoba pokaże bilet i przekroczy bramkę, na terenie wydarzenia często od wielu godzin, a nawet dni, trwa intensywna praca.
Bo zanim rozpocznie się koncert, mecz czy festiwal, ktoś musi odpowiedzieć na bardzo proste, ale niezwykle ważne pytanie:
Co zrobimy, jeśli wydarzy się coś, czego nie przewidzieliśmy?
I właśnie od odpowiedzi na to pytanie zaczyna się profesjonalne zabezpieczenie imprezy.
Najpierw nie ma ludzi. I właśnie wtedy zaczyna się najwięcej dziać
To może być zaskakujące, ale jeden z najważniejszych momentów zabezpieczenia imprezy przypada na czas, kiedy na terenie wydarzenia… nie ma jeszcze publiczności.
Nie ma tłumu.
Nie ma kolejek.
Nie ma muzyki.
Nie ma emocji.
Są za to pracownicy ochrony, organizatorzy, technicy, obsługa obiektu i osoby odpowiedzialne za poszczególne elementy wydarzenia.
To właśnie wtedy trzeba przygotować wszystko tak, aby kilka godzin później tysiące ludzi mogło wejść na teren imprezy bezpiecznie i możliwie sprawnie.
Zaczyna się od planu
Nie da się profesjonalnie zabezpieczyć imprezy, nie wiedząc, jak będzie wyglądała.
Inaczej zabezpiecza się koncert na stadionie, inaczej festiwal na otwartym terenie, a jeszcze inaczej mecz piłkarski.
Trzeba wiedzieć między innymi:
- ilu uczestników może pojawić się na wydarzeniu,
- gdzie znajdują się wejścia i wyjścia,
- jak wygląda podział na poszczególne strefy,
- którędy będzie poruszać się publiczność,
- gdzie znajdują się drogi ewakuacyjne,
- gdzie będą pracować służby,
- gdzie znajduje się zaplecze techniczne,
- gdzie mogą pojawić się potencjalne punkty problemowe.
Na papierze może to wyglądać jak kilka prostych punktów.
W rzeczywistości jest to układ wielu elementów, które muszą ze sobą współpracować.
Bo jeśli zmienimy jeden element, może to wpłynąć na pozostałe.
Przesunięcie bramki może zmienić kierunek ruchu ludzi. Zmiana lokalizacji sceny może wpłynąć na rozmieszczenie publiczności. Inna liczba wejść może oznaczać konieczność zmiany organizacji kontroli.
Bezpieczeństwo zaczyna się więc od planowania.
Potem przychodzi czas na ludzi
Kiedy wiadomo już, jak wygląda teren i jakie zadania trzeba wykonać, trzeba odpowiednio rozmieścić osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo.
I tutaj pojawia się coś, czego uczestnik imprezy zazwyczaj nie widzi.
Ochrona nie stoi przypadkowo w miejscach, które akurat dobrze wyglądają z perspektywy publiczności.
Każdy punkt ma swoje znaczenie.
Jedni pracownicy znajdują się przy wejściach.
Inni zabezpieczają poszczególne strefy.
Kolejni obserwują miejsca, w których może dochodzić do większego zagęszczenia ludzi.
Są też osoby odpowiedzialne za reagowanie na sytuacje wymagające interwencji.
Do tego dochodzi kierownictwo służb, które musi mieć możliwość szybkiego przekazywania informacji i podejmowania decyzji.
To trochę jak układanie puzzli.
Każdy element musi znaleźć się we właściwym miejscu.
Odprawa, czyli moment, kiedy wszyscy muszą wiedzieć, co robić
Wyobraź sobie, że na imprezie pracuje kilkudziesięciu albo kilkuset pracowników ochrony.
Każdy z nich zna swoje zadanie, ale co w sytuacji, gdy wydarzy się coś nietypowego?
Co jeśli ktoś zasłabnie?
Co jeśli pojawi się problem przy wejściu?
Co jeśli jedna ze stref zacznie się nadmiernie zapełniać?
Co jeśli ktoś zgubi dziecko?
Co jeśli trzeba będzie szybko skierować ludzi w inną stronę?
Właśnie dlatego przed rozpoczęciem imprezy odbywają się odprawy.
Pracownicy muszą wiedzieć, gdzie pracują, za co odpowiadają, z kim się kontaktują i jak reagować w określonych sytuacjach.
Nie chodzi o nauczenie się jednego scenariusza na pamięć.
Chodzi o przygotowanie na różne możliwości.
Kontrola terenu przed otwarciem bram
Zanim na teren imprezy wejdzie publiczność, trzeba sprawdzić sam teren.
Czy wszystkie przejścia są drożne?
Czy drogi ewakuacyjne nie zostały przypadkiem zastawione?
Czy bariery znajdują się w odpowiednich miejscach?
Czy wejścia są przygotowane?
Czy oznaczenia są widoczne?
Czy nie ma przedmiotów, które nie powinny znajdować się w danej strefie?
To właśnie jeden z powodów, dla których pracownicy ochrony pojawiają się na miejscu znacznie wcześniej niż publiczność.
Nie można skutecznie reagować na problem, którego wcześniej się nie zauważyło.
A co z kontrolą sprzętu i rzeczy wnoszonych na teren imprezy?
Kolejny element, który uczestnik widzi dopiero po otwarciu bram.
Na teren imprezy mogą obowiązywać ograniczenia dotyczące tego, co można ze sobą wnieść.
Torby, plecaki, określone pojemniki, przedmioty mogące stanowić zagrożenie czy inne rzeczy wskazane w regulaminie wydarzenia mogą podlegać kontroli.
Ale żeby kontrola przy wejściu przebiegała sprawnie, również ona musi zostać wcześniej przygotowana.
Trzeba odpowiednio zorganizować stanowiska, wyznaczyć miejsca kontroli i zadbać o to, aby przy dużym napływie uczestników nie powstawały niepotrzebne zatory.
Bo przy kilku tysiącach osób nawet kilka sekund różnicy przy jednej kontroli może przełożyć się na bardzo długą kolejkę.
Największy wróg? Czasami jest nim kolejka
Wyobraź sobie koncert.
Otwarcie bram o 17:00.
Koncert rozpoczyna się o 20:00.
Przez pierwsze dwie godziny wszystko idzie spokojnie. O 18:30 pojawia się jednak większa fala uczestników.
Nagle kilkaset osób chce wejść w tym samym momencie.
Jeżeli wejścia nie są odpowiednio przygotowane, kolejka zaczyna się wydłużać.
Ludzie zaczynają się niecierpliwić.
Ktoś próbuje przejść bokiem.
Ktoś inny szuka znajomych.
Ktoś pyta, dlaczego kolejka stoi.
I sytuacja, która początkowo była tylko problemem organizacyjnym, może zacząć wpływać na bezpieczeństwo.
Dlatego planując zabezpieczenie imprezy, trzeba myśleć nie tylko o tym, ile osób wejdzie, ale również jak będą się poruszać.
Tłum trzeba przewidzieć, zanim się pojawi
To jedna z najważniejszych umiejętności przy zabezpieczaniu dużych wydarzeń.
Pracownicy ochrony muszą obserwować przestrzeń i przewidywać, gdzie za chwilę może pojawić się większa liczba ludzi.
Scena.
Wejście.
Punkt gastronomiczny.
Toalety.
Trybuny.
Wyjście.
Parking.
Każde z tych miejsc może w określonym momencie stać się bardziej zatłoczone.
Dlatego dobra ochrona nie powinna czekać, aż problem pojawi się sam.
Powinna zauważyć go wcześniej.
A co, jeśli plan trzeba zmienić?
Właśnie dlatego doświadczenie jest tak ważne.
Nie każda impreza przebiega dokładnie tak, jak została zaplanowana.
Pogoda może się zmienić.
Artysta może mieć opóźnienie.
Transport uczestników może wyglądać inaczej niż zakładano.
Może pojawić się większa liczba osób.
Może wystąpić problem techniczny.
I wtedy trzeba umieć dostosować działania bez tworzenia dodatkowego chaosu.
Profesjonalne zabezpieczenie nie polega więc na ślepym trzymaniu się kartki z planem.
Plan jest punktem wyjścia. Doświadczenie pozwala reagować, kiedy rzeczywistość zaczyna wyglądać inaczej.
Najważniejsza jest komunikacja
Nawet najlepiej przygotowany zespół nie będzie działał skutecznie, jeżeli jego członkowie nie będą mogli się ze sobą komunikować.
Dlatego przed imprezą trzeba ustalić sposób przekazywania informacji.
Kto podejmuje decyzję?
Do kogo zgłasza się problem?
Kto kieruje pracownikami w danej strefie?
Jak przekazać informację innemu zespołowi?
Jak wezwać odpowiednie służby?
To może wydawać się oczywiste.
Ale podczas dużego wydarzenia, kiedy wokół znajduje się kilka tysięcy osób, hałas, muzyka i ogromna liczba bodźców, sprawna komunikacja może mieć ogromne znaczenie.
I dopiero wtedy otwierają się bramki
W końcu przychodzi moment, na który czekają uczestnicy.
Otwierają się wejścia.
Pierwsze osoby pokazują bilety.
Ochrona rozpoczyna kontrole.
Ludzie zaczynają wchodzić na teren imprezy.
Z perspektywy uczestnika wszystko dopiero się zaczyna.
Z perspektywy organizatora i służb ochrony?
To moment, w którym kończy się etap przygotowań, a zaczyna realizacja całego planu.
Od tej chwili trzeba obserwować sytuację i reagować na to, co dzieje się w czasie rzeczywistym.
To, czego nie widzisz, często jest najważniejsze
Kiedy wchodzisz na koncert i wszystko działa płynnie, prawdopodobnie nawet się nad tym nie zastanawiasz.
Nie myślisz o tym, dlaczego właśnie tutaj znajduje się bramka.
Nie zastanawiasz się, dlaczego ochroniarz stoi w konkretnym miejscu.
Nie widzisz odprawy, która odbyła się kilka godzin wcześniej.
Nie widzisz planowania dróg ewakuacyjnych.
Nie widzisz komunikacji pomiędzy poszczególnymi osobami.
Nie widzisz ludzi, którzy sprawdzali teren, zanim pojawili się pierwsi uczestnicy.
I właśnie o to chodzi.
Dobrze przygotowane zabezpieczenie powinno być możliwie niewidoczne dla uczestnika.
Ma pozwolić mu skupić się na tym, po co przyszedł.
Na meczu.
Na muzyce.
Na festiwalu.
Na dobrej zabawie.
Impreza zaczyna się dużo wcześniej, niż myślisz
Kiedy publiczność wchodzi na teren wydarzenia, większość najważniejszych decyzji dotyczących bezpieczeństwa została już podjęta.
Ale to nie oznacza, że praca się kończy.
Wręcz przeciwnie.
Od momentu otwarcia bram rozpoczyna się ciągła obserwacja sytuacji, reagowanie na zdarzenia i dbanie o bezpieczny przepływ uczestników.
A kiedy ostatni uczestnik opuszcza teren imprezy, dopiero wtedy można powiedzieć, że wydarzenie zostało zabezpieczone do końca.
Bo profesjonalna ochrona imprezy masowej nie polega wyłącznie na reagowaniu, kiedy coś się wydarzy.
Najważniejsza część pracy często polega na tym, żeby nic nie wydarzyło się wcale.
Bezpieczeństwo zaczyna się, zanim pojawi się pierwszy uczestnik
W AGAT GROUP zajmujemy się profesjonalnym zabezpieczeniem imprez i wydarzeń, dopasowując organizację służb ochrony do charakteru, wielkości i specyfiki konkretnego wydarzenia.
Koncert, mecz czy festiwal może wyglądać dla uczestnika jak kilka godzin dobrej zabawy.
Za kulisami to jednak wiele godzin przygotowań, planowania, komunikacji i pracy zespołu, którego zadaniem jest jedno:
żeby publiczność mogła bezpiecznie cieszyć się wydarzeniem.