Utrzymanie czystości w biurze, obiekcie handlowym, magazynie czy dużym budynku często wydaje się prostym zadaniem. Wystarczy zatrudnić pracownika, ustalić zakres obowiązków i dopilnować, żeby powierzchnie były regularnie sprzątane.
W praktyce wygląda to zupełnie inaczej.
Im większy obiekt, tym więcej czasu zajmuje organizacja sprzątania, kontrolowanie jego jakości, zastępstwa, zamawianie środków czystości czy reagowanie na bieżące problemy.
I właśnie ten czas bardzo często jest pomijany przy liczeniu rzeczywistych kosztów utrzymania czystości.
Sprzątanie to nie tylko godziny spędzone ze ścierką
Kiedy firma decyduje się organizować sprzątanie we własnym zakresie, musi zadbać nie tylko o samo wykonanie prac.
Ktoś musi ustalić grafik.
Ktoś musi kontrolować, czy wszystkie pomieszczenia zostały posprzątane.
Ktoś musi znaleźć zastępstwo, kiedy pracownik zachoruje lub pójdzie na urlop.
Ktoś musi zamawiać chemię i materiały eksploatacyjne.
Ktoś musi reagować, kiedy pojawi się dodatkowa potrzeba sprzątania.
W przypadku niewielkiego biura może nie stanowić to dużego problemu.
Przy większym obiekcie lista obowiązków szybko się wydłuża.
I zaczyna się pojawiać pytanie: ile czasu firma faktycznie poświęca na organizowanie sprzątania?
1. Organizacja pracy zajmuje więcej czasu, niż się wydaje
W dużym obiekcie sprzątanie rzadko ogranicza się do jednej czynności wykonywanej codziennie.
Innego zakresu prac wymagają toalety, innego powierzchnie biurowe, a jeszcze innego ciągi komunikacyjne, wejścia, zaplecza czy części wspólne.
Do tego dochodzą prace wykonywane okresowo:
- mycie okien,
- doczyszczanie powierzchni,
- pranie wykładzin i tapicerki,
- sprzątanie po remontach,
- czyszczenie trudno dostępnych miejsc,
- sezonowe prace zewnętrzne.
Trzeba więc zaplanować nie tylko kto i kiedy sprząta, ale również co dokładnie powinno zostać wykonane.
Przy większej liczbie pracowników oznacza to dodatkową organizację i nadzór.
2. Co dzieje się, kiedy pracownik jest nieobecny?
To jeden z problemów, o których często myśli się dopiero wtedy, kiedy się pojawi.
Pracownik odpowiedzialny za sprzątanie może zachorować, mieć urlop albo po prostu nie być dostępny danego dnia.
Wtedy pojawia się konieczność znalezienia zastępstwa.
A jeżeli zastępstwa nie ma?
Obowiązki mogą zostać przesunięte na inne osoby albo część prac może zostać niewykonana.
W przypadku dużego obiektu może to szybko wpłynąć na komfort pracowników, klientów czy użytkowników budynku.
Przy zewnętrznej firmie sprzątającej organizacja zastępstw jest elementem obsługi. Klient nie musi za każdym razem szukać rozwiązania problemu we własnym zakresie.
3. Kto kontroluje jakość sprzątania?
Samo zatrudnienie osoby do sprzątania nie oznacza jeszcze, że obiekt będzie zawsze utrzymany na odpowiednim poziomie.
Potrzebna jest również kontrola.
Czy wszystkie pomieszczenia zostały posprzątane?
Czy toalety zostały odpowiednio przygotowane?
Czy kosze zostały opróżnione?
Czy powierzchnie wspólne są regularnie czyszczone?
Czy zostały wykonane prace dodatkowe?
W większych obiektach kontrola jakości może wymagać zaangażowania osoby odpowiedzialnej za administrację lub zarządzanie obiektem.
To kolejne godziny pracy, które warto uwzględnić przy obliczaniu rzeczywistych kosztów.
4. Środki czystości i materiały też trzeba zorganizować
Sprzątanie wymaga odpowiedniego zaplecza.
Chemia gospodarcza, środki do dezynfekcji, worki na śmieci, ręczniki papierowe, papier toaletowy, sprzęt oraz materiały eksploatacyjne – wszystko trzeba odpowiednio dobrać, kupić, przechowywać i uzupełniać.
W przypadku większych obiektów dochodzi również kwestia odpowiedniego dopasowania produktów do rodzaju powierzchni.
Nie każdy środek nadaje się do każdego materiału.
Nie każdą powierzchnię należy czyścić w ten sam sposób.
Profesjonalne utrzymanie czystości wymaga więc nie tylko pracy fizycznej, ale również odpowiedniej organizacji i wiedzy.
Ile naprawdę kosztuje własne sprzątanie?
To właśnie tutaj często pojawia się problem.
Jeżeli firma zatrudnia pracownika za określoną kwotę, łatwo uznać, że właśnie tyle kosztuje ją sprzątanie.
W rzeczywistości koszt może obejmować znacznie więcej:
wynagrodzenie + organizacja pracy + zastępstwa + środki czystości + sprzęt + kontrola jakości + czas pracowników administracyjnych.
Nie oznacza to oczywiście, że w każdym przypadku outsourcing będzie tańszy.
Wszystko zależy od rodzaju obiektu, jego powierzchni, częstotliwości sprzątania oraz zakresu wymaganych prac.
Warto jednak policzyć całkowity koszt procesu, a nie tylko koszt jednej roboczogodziny.
A ile kosztuje czas pracownika, który organizuje sprzątanie?
To często pomijany element kalkulacji.
Wyobraźmy sobie osobę odpowiedzialną za administrację obiektu.
Jeżeli każdego tygodnia poświęca kilka godzin na:
- kontakt z pracownikami,
- ustalanie grafików,
- kontrolowanie wykonanych prac,
- zamawianie materiałów,
- organizowanie zastępstw,
- zgłaszanie i rozwiązywanie problemów,
to część jej czasu pracy jest przeznaczana na zadania związane ze sprzątaniem.
A przecież jej podstawowym zadaniem może być zarządzanie obiektem, kontakt z najemcami, dokumentacja czy organizacja pracy firmy.
Outsourcing sprzątania może więc oznaczać nie tylko przekazanie komuś samego sprzątania, ale również części obowiązków organizacyjnych.
Outsourcing sprzątania – co właściwie zyskuje firma?
Zlecenie utrzymania czystości profesjonalnej firmie pozwala przenieść odpowiedzialność za organizację tego procesu na zewnętrznego wykonawcę.
Zakres współpracy można dopasować do konkretnego obiektu.
W zależności od potrzeb może obejmować między innymi:
- codzienne utrzymanie czystości,
- sprzątanie powierzchni biurowych,
- utrzymanie części wspólnych,
- sprzątanie sanitariatów,
- mycie okien,
- czyszczenie powierzchni wymagających specjalistycznego podejścia,
- prace okresowe,
- utrzymanie terenów zewnętrznych.
Dzięki temu właściciel lub zarządca obiektu nie musi samodzielnie tworzyć całego zaplecza potrzebnego do realizacji tych zadań.
Nie każde 1000 m² oznacza tyle samo pracy
Warto pamiętać, że sama powierzchnia obiektu nie mówi jeszcze wszystkiego o kosztach utrzymania czystości.
1000 m² powierzchni biurowej może wymagać zupełnie innego zakresu pracy niż 1000 m² magazynu, galerii, placówki medycznej czy obiektu przemysłowego.
Znaczenie ma między innymi:
rodzaj powierzchni, liczba osób korzystających z obiektu, liczba sanitariatów, intensywność ruchu, wyposażenie, częstotliwość sprzątania oraz wymagany standard czystości.
Dlatego profesjonalna wycena powinna uwzględniać rzeczywiste potrzeby obiektu, a nie być oparta wyłącznie na liczbie metrów kwadratowych.
Kiedy warto rozważyć zewnętrzną firmę sprzątającą?
Nie ma jednej odpowiedzi odpowiedniej dla każdej firmy.
Outsourcing warto jednak przeanalizować szczególnie wtedy, gdy:
- obiekt jest duży i wymaga regularnego utrzymania,
- sprzątanie angażuje osoby, które mają inne obowiązki,
- występują problemy z zastępstwami,
- trudno utrzymać stały standard czystości,
- firma nie chce zajmować się zakupem środków i sprzętu,
- zakres prac jest zmienny i wymaga dodatkowych usług,
- zarządca chce ograniczyć liczbę obowiązków organizacyjnych.
Najważniejsze jest policzenie rzeczywistych kosztów i porównanie dostępnych rozwiązań.
Profesjonalne utrzymanie czystości z AGAT GROUP
Jeżeli organizacja sprzątania zaczyna pochłaniać zbyt dużo czasu, warto rozważyć powierzenie tego zadania wyspecjalizowanej firmie.
AGAT GROUP realizuje usługi sprzątania i utrzymania czystości dla obiektów, dostosowując zakres prac do ich charakterystyki i indywidualnych potrzeb.
Oferta może obejmować zarówno regularne utrzymanie czystości, jak i prace dodatkowe, między innymi mycie okien, prace na wysokości czy utrzymanie terenów zewnętrznych.
Dzięki temu klient może przekazać organizację procesu profesjonalnemu wykonawcy i skupić się na swojej podstawowej działalności.
Zastanawiasz się, ile kosztowałoby utrzymanie czystości Twojego obiektu?
Skontaktuj się z nami i zapytaj o indywidualną wycenę.
Nie każdy obiekt potrzebuje takiego samego zakresu sprzątania. Dlatego każdą wycenę warto przygotować na podstawie rzeczywistych potrzeb.